Pour travailler en équipe de manière efficace, il faut adopter une communication stratégique et suivre chaque étape du projet. Toutefois, cela ne serait pas facile sans les outils appropriés. Parmi eux, on retrouve les plateformes collaboratives. Elles permettent de faciliter le travail collaboratif et optimiser la productivité. En effet, ce sont des outils d’assistance et de communication. À travers cet article, découvrez les meilleures plateformes collaboratives. 

Une plateforme collaborative, c’est quoi au juste ?

Dans un univers de plus en plus digital, les entreprises innovent et améliorent leur gestion pour s’adapter à la tendance. C’est ainsi que naissent les outils de gestion de projet collaboratif. Ils permettent une communication facilitée et centralisée entre les acteurs du projet. 

Les entreprises actuelles sont obligées de se baser sur des dispositifs digitaux pour optimiser la productivité du travail collaboratif. Une plateforme de travail en équipe rassemble tous les dispositifs nécessaires pour simplifier l’échange d’informations dans une même équipe. Cet outil est notamment :

  • un outil de communication
  • un moyen d’échange de ressources
  • un dispositif de synchronisation

Les outils de travail en équipe visent à maximiser la performance et l’efficacité d’une entreprise. Les adhérents d’un projet pourront, par exemple, discuter constamment et échanger des informations. Ils pourront aussi suivre de près le développement et le déroulement du projet, le tout avec une seule plateforme. 

Une plateforme de collaboration peut être utilisée pour gérer un projet dans une entreprise, dans une école, une université, etc. Sa réussite s’est fait avec ses multiples atouts, parce qu’elle permet entre autres de :

  • centraliser chaque service pour donner une accessibilité optimale aux acteurs
  • avoir une vue globale sur le travail de chaque collaborateur
  • augmenter la productivité avec une bonne disponibilité de toutes les informations
  • faciliter l’adhésion des nouveaux participants avec l’accès à l’historique
  • motiver les membres, car leurs actions sont suivies de près.

Plateforme collaborative : quels sont ses avantages ?

Une plateforme de collaboration est une pierre angulaire dans le cadre d’un projet et de gestion du travail en équipe. Elle offre plusieurs possibilités comme le gain de temps, la structuration des échanges… au point d’être incontournable aux entreprises. Mais elle est bien plus qu’un simple dispositif facilitateur. 

Les avantages pour les collaborateurs

Des collaborateurs joyeux sont des travailleurs animés et productifs. L’étude a révélé que 65 % des collaborateurs évaluent que le travail en équipe optimise leur productivité. De plus, leur performance passe par des leviers de taille :

  • un échange d’information plus direct
  • l’amélioration de l’horizontalité
  • la rapidité de partage d’informations
  • une mobilité plus aisée

En outre, une plateforme collaborative peut inclure une fonctionnalité de messagerie. De ce fait, les collaborateurs n’ont pas besoin d’ouvrir leur boite mail pour échanger avec leur équipe. Les informations partagées et les commentaires réduisent aussi les lourdes conversations et optimisent la communication. 

Avec une bonne répartition des tâches, il n’y a pas de confusion entre les missions de chaque exécutant. Ce dernier ne reçoit que les infos qui lui sont indispensables. Il est d’ailleurs plus responsabilisé. 

Véritable avantage dans la gestion d’un grand projet, l’outil de travail collaboratif indique aux membres chaque changement pouvant survenir. De ce fait, ils pourront travailler sur des tâches actualisées pour mener à bien le projet. De plus, il permet à chacun de faire son travail où qu’il soit et effacer les empêchements.

Les avantages pour les chefs d’entreprise ou de projet

Les chefs de projet ont également droit au bonheur avec l’outil collaboratif. Grâce à son interface, les manageurs utilisent cet outil pour motiver leur équipe et faciliter les échanges. Par exemple, ils peuvent proposer une formation à leur équipe pour gommer les divergences. Ils profitent des possibilités offertes par son espace virtuel pour jouer le rôle de manager et de facilitateur.

La plateforme collaborative associe la concentration de la communication à celle des informations. Jour après jour, l’équipe peut accéder aux mêmes fichiers et éléments. Plus besoin d’organiser une réunion d’avancement, car la transmission est beaucoup plus fluide. Et si les manageurs ont réellement besoin d’échanger avec leur groupe, ils pourront faire une réunion à distance. 

En se basant sur leur tableau de bord, les chefs de projet disposent d’une vision globale du projet. Ils peuvent ainsi devenir maître de leurs tâches et dicter leur propre planning. Autrement dit, ils reprennent le contrôle sur leur métier. 

Les avantages pour les clients

Si pour vous, la relation client est un élément crucial, la plateforme collaborative vous rendra de grands services. Parce que le travail de collaboration ne se limite pas aux murs de votre bureau. Les clients doivent aussi en bénéficier. 

Quand votre entreprise présente des données à vos clients, ces derniers possèdent des informations intéressantes en temps réel. De cette manière, ils auront un aperçu du travail fait, des éléments clés et du changement de planning. Ce système permet alors de construire une relation de confiance entre vous et vos clients.

Lorsqu’ils se focalisent sur un élément, les clients peuvent être amenés à changer leurs requêtes selon les changements internes. Puisqu’ils ont accès à certaines de vos informations et peuvent échanger aisément avec vous, leur satisfaction sera plus grande. 

Optimiser l’impact de votre évolution digitale, dynamiser vos collaborateurs, flexibiliser le quotidien du manager, satisfaire vos clients… L’outil de travail collaboratif vous propose des performances prometteuses. Cependant, ne négligez pas la formation à l’outil de gestion. À défaut, tous vos efforts seraient insuffisants. 

Une maîtrise du fonctionnement de l’outil vous permet d’adopter ces concepts innovants de manière fluide. 

Le top des plateformes de collaboration pour gérer des projets

Actuellement, on ne peut pas se passer d’une plateforme collaborative pour gérer un projet efficacement. Si ce dernier est à mener en groupe, vous avez tout à gagner en utilisant un tel outil. Découvrez ci-après les meilleures plateformes collaboratives pour gérer des projets.

Wrike : une plateforme de gestion de projet polyvalente

Wrike est une plateforme collaborative en ligne dotée d’une grande facilité d’usage. Elle convient à une équipe composée d’au moins 5 personnes. Mais le nombre maximum d’adhérents est illimité. Cet outil collaboratif est configurable. Il permet à ses utilisateurs de personnaliser l’affluence du travail. Mais il permet aussi de configurer les tableaux de bord, les divers rapports, etc.

De plus, ses utilisateurs peuvent s’entretenir en temps réels. Ils peuvent aussi mentionner un membre afin de simplifier la communication. L’outil permet entre autres de collaborer sur certains fichiers et de voir les changements apportés par d’autres membres. Sans oublier la possibilité de travailler ensemble sur des images ou mettre des commentaires. 

Concernant la gestion d’un projet, cette plateforme permet la création et l’affectation de la liste des travaux. Elle permet également de suivre et de gérer le projet, les heures et le délai de chaque étape du déroulement. Avec Wrike, vous pouvez partager et ajouter des fichiers. Ajouté à cela ses différentes versions avec des fonctionnalités intuitives et professionnelles. 

Monday : une plateforme intuitive et simple d’utilisation

Monday est une plateforme collaborative de gestion de projet. Elle est très connue dans le monde des applications de productivité. Ses diverses fonctionnalités intuitives et sa simplicité d’usage simplifient le travail collaboratif. 

Cet outil de travail en équipe permet entre autres :

  • de suivre le projet
  • de gérer le projet
  • de collaborer avec les membres
  • d’échanger entre les adhérents

Le tout se fait de manière dynamique et particulièrement attrayante. Il est également facile à personnaliser pour répondre aux besoins de tous et s’adapter à toutes les activités. Il concentre toutes vos tâches dans un seul endroit. Il rassemble toute l’équipe de façon organisée. De plus, vous avez la possibilité d’ajouter de nouveaux membres. 

Vous pouvez également partager des fichiers, échanger avec l’équipe et suivre en temps réel le déroulement du projet. Par ailleurs, cette plateforme de collaboration est considérée comme une série de productivité et de performance complète. Elle dispose de toutes les fonctionnalités utiles pour optimiser le travail collaboratif. 

Sans oublier qu’elle peut s’intégrer à d’autres plateformes comme Trello, Dropbox ou Drive. Ce qui fait d’ailleurs sa grande différence. 

Asana : gérer efficacement vos tâches et vos projets en ligne

Asana est un outil de gestion de projet très populaire. Mais il est également connu comme une plateforme de collaboration. 

Il permet de programmer, de prévoir et de gérer votre projet de A à Z. Il facilite l’accès aux renseignements importants comme le planning, le rôle de chacun, les détails du travail et les fichiers. Il simplifie aussi les échanges entre les collègues, les collaborateurs et les partenaires pour que chacun soit toujours informé. 

Mis à part ses fonctionnalités de base comme la messagerie, cette plateforme présente un tableau de bord configurable. Il propose aussi des fonctions d’automatisation et de gestion de ressources. C’est un outil pensé pour permettre aux chefs d’entreprise de suivre aisément le travail de ses employés. L’objectif : obtenir des résultats optimaux. 

De plus, il s’intègre facilement à des applications tierces pour simplifier le travail collaboratif. 

Teamwork : accroître l’efficacité de votre équipe

Teamwork est aussi une plateforme de travail collaboratif. Mais elle permet aussi de gérer efficacement un projet en proposant toutes les fonctions nécessaires à la centralisation du travail. D’autres fonctionnalités sont ajoutées pour communiquer aisément avec l’équipe et diminuer la difficulté de collaboration. 

Avec Teamwork, la communication avec votre équipe et vos partenaires est largement facilitée. Vous disposez également d’un outil central sur lequel chacun peut partager ses idées et ses fichiers avec aisance. Il propose plusieurs fonctionnalités qui permettent d’économiser du temps, de maximiser la productivité et d’améliorer la collaboration. 

Enfin, deux versions sont disponibles pour s’adapter à tous les besoins : la version gratuite et la version payante. 

Le top des outils collaboratifs pour communiquer avec l’équipe

Si les outils de travail collaboratif sont indispensables en télétravail, ils le sont encore plus pour la communication avec l’équipe. Ci-après, nous allons essayer de lister les meilleures plateformes collaboratives pour la communication entre l’équipe.

Microsoft Teams : la façon la plus facile pour travailler en équipe

Microsoft Teams est une plateforme de communication collaborative. Elle fait d’ailleurs partie de la série Microsoft 365. 

Microsoft Teams permet à ses utilisateurs d’échanger aisément entre eux. Il permet aussi d’accéder aux fichiers partagés, sans oublier les modifications. Cette plateforme collaborative comprend toutes les fonctionnalités indispensables aux entreprises pour un usage avancé et intuitif. 

  • messagerie instantanée,
  • appels vidéo
  • appels audio
  • organisation de réunions
  • préparation de planning
  • discussions
  • partage et sauvegarde de ressources, etc

En plus d’être un outil de communication, elle aide aussi les équipes à concevoir et à enregistrer des fichiers. Elle permet de gérer des documents et de créer un groupe. Ajouté à cela la réception de notifications. De plus, elle peut s’intégrer à des plateformes tierces comme Trello, Delve, etc. 

Slack : une plateforme collaborative de référence

C’est un outil de travail collaboratif disponible pour les smartphones et les ordinateurs. Elle permet de communiquer de façon plus rapide, plus efficace et plus organisée entre les équipes. Slack vous permet de travailler en collaboration plus efficacement et de lier l’ensemble des logiciels. C’est aussi un outil de travail permettant d’organiser les données dont vous avez besoin pour agir au mieux.

Le tout se fait sur un espace de travail mieux centralisé. Avec une telle plateforme, les utilisateurs peuvent envoyer des messages et partager des fichiers à un groupe ou à un seul membre. Et il est également possible de planifier des conversations à travers différences canaux. 

Par ailleurs, vous pouvez utiliser cet outil de travail en équipe gratuitement avec quelques limitations. À savoir, l’espace de stockage pour les fichiers et le nombre de messages enregistrés. 

Le top des plateformes collaboratives pour les documents

Pour le bon déroulement d’un projet, les documents doivent être créés, modifiés et édités à plusieurs. Découvrez ci-dessous le top des meilleures plateformes collaboratives pour ce genre de tâches. 

Dropbox business : le logiciel de collaboration idéal

Dropbox est un outil de travail collaboratif qui permet de changer des dossiers en espaces de travail. Cette plateforme est surtout connue comme dispositif de stockage en Cloud. Mais elle présente d’autres outils de collaboration rendant le travail en équipe plus performant et plus simple. 

Avec sa fonction Dropbox Spaces, vous pouvez transmettre des dossiers et de les modifier en espace de travail. L’objectif ? Permettre à l’équipe de travailler ensemble sur un projet plus facilement. Chaque membre peut travail instantanément sur des fichiers et visualiser en même temps les changements apportés par d’autres.  

Dropbox peut s’intégrer à d’autres outils collaboratifs tels que Trello, Zoom, etc. Ce qui permet à ses utilisateurs de participer à une réunion ou de laisser des commentaires. 

Google Workspace : une application collaborative et de productivité

Google Workspace est une application de productivité de Google. Il rassemble toute une gamme d’outils productifs qui permet de créer un véritable espace de travail en ligne pour simplifier la collaboration de l’équipe. 

Ses utilisateurs peuvent se servir des dispositifs bureautiques et des applications de Google. Des fonctionnalités de gestion et des options de sécurité sont ajoutées à cela. 

Les fonctionnalités offertes par cette plateforme de collaboration simplifient la communication et le travail de l’équipe. Elles sont accessibles en passant par un navigateur web et via un smartphone. 

Le fonctionnement d’une plateforme collaborative

La gestion des tâches et des communications est un grand défi que les travailleurs doivent relever chaque jour. Pour certaines entreprises, la plateforme collaborative est une solution offrant une grande liberté d’action et de partage. Elle rend le flux de communication et de renseignements plus accessible à tous les acteurs. Son objectif principal est d’ailleurs de faciliter les interactions.

Zoom sur la nature de la plateforme collaborative

Toute entreprise a besoin d’utiliser cette stratégie. En installant une plateforme collaborative, vous entamez votre transformation digitale et managériale. Mais comment un tel outil fonctionne-t-il ?

Afin que le travail en équipe soit productif, la mise en place d’un outil logiciel n’est pas suffisante. La clé de la réussite réside dans l’engagement des membres et le temps qu’ils consacrent au projet. Mais le dynamisme de l’outil collaboratif s’appuie sur l’animation faite par les acteurs plus actifs. Un logiciel de travail collaboratif offre à votre organisation l’innovation et le développement.

Ce système est comme une sorte d’organisation et de planification de travail en équipe. Les membres coopèrent pour concrétiser un objectif commun, dans un cadre professionnel et numérisé. Il offre également la possibilité de devenir une institution agile. De plus, un outil de travail de collaboration en ligne permet d’être plus efficace. 

Les diverses fonctionnalités d’une plateforme collaborative

Une plateforme de collaboration est un système informatique offrant à ses usagers des contenus simplifiant leur travail. L’efficacité de cet outil dépend des capacités des manageurs à soutenir leurs collaborateurs. Mais leur savoir-faire est aussi essentiel.

Ce genre de logiciel intègre un certain nombre de fonctionnalités. Il peut donc s’agir d’un outil complémentaire ou un dispositif index répertoriant les tâches à réaliser. Mais il peut également servir de système d’archivage commun ou d’un calendrier collectif. Ou alors un annuaire, un type de forum ou une page de discussion. 

C’est un mur digital, un outil de partage de fichiers, un système d’échange de ressources et un outil de messagerie. Un outil informatique de gestion de projet qui ajoute au travail collaboratif des dimensions d’innovation. 

Bien choisir sa plateforme coopérative

Rappelons que la principale fonction de l’outil collaboratif est de substituer les dispositifs hétérogènes pour faciliter le travail coopératif. Cette caractéristique capitale doit être mise en avant pour trouver la solution idéale. Cela vous permettra de déterminer les contenus utiles et de choisir une plateforme ergonomique et ajustée à tous les utilisateurs. 

C’est d’ailleurs un gage d’appropriation, de praticité du logiciel et du succès de son déploiement. Donc, pour trouver la solution adaptée, les éléments suivants vous permettent de faire un choix plus éclairé. 

  • Déterminer ses objectifs avec l’usage de la plateforme

Vous devez définir avant tout les objectifs à atteindre avec l’outil de travail collaboratif. Servira-t-il à gérer un projet ou à établir une base de connaissances ? À promouvoir l’innovation coopérative ? Ceci dans le but de rester centré sur vos objectifs. 

  • Prévoir la gestion du changement

Anticiper les démarches de changement en se concentrant sur les avantages apportés aux usagers permet de s’assurer de leur responsabilité. Cela dynamisera aussi leur adhésion. 

  • Reconnaître les sponsors et les partenaires du projet

Pour cela, il faut que des adhérents osent montrer l’exemple. Ils doivent servir de référence pour développer le désir et la motivation indispensables au succès. 

  • Vérifier si l’utilisation du logiciel convient à la culture de la société

Même si la plateforme collaborative est très tendance, veillez à ce qu’elle s’adapte à la culture de votre entreprise. Celle-ci doit être en phase avec plus d’agilité, d’innovation et d’ouverture. 

Une fois ces éléments perçus, vous êtes plus aptes à faire le tri entre les différents outils de travail coopératif. Mis à part cela, pour que l’installation d’une plateforme de collaboration soit un succès, il faut respecter quelques règles. 

Avant même la création, il est crucial de définir au mieux les besoins opérationnels de l’entreprise. Il est aussi impératif de créer une plateforme facile à utiliser et à la fois intuitive avec une interface conviviale. Et n’hésitez pas à définir et à configurer plusieurs fonctions en adéquation avec les besoins définis au préalable. 

La conception d’un plan communicationnel permet de garantir l’adhésion et l’efficacité des collaborateurs dans la conduite d’un travail collaboratif. Lorsque le portail est conçu, assurez-vous de son fonctionnement pendant un certain temps.

Enfin, n’oubliez pas la phase de lancement. Il est temps de donner accès au logiciel de travail coopératif à tous les collaborateurs.

L’utilisation d’une plateforme collaborative est actuellement indispensable à toute entreprise, peu importe son secteur d’activité. Plus qu’un simple outil innovateur, elle est utilisée par beaucoup d’entreprises pour gagner en efficacité et en productivité. Elle est d’ailleurs utile pour communiquer tant en interne qu’en externe et gérer un projet ou des fichiers plus aisément. 

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