Souvent, pour être productif et travailler efficacement, il suffit d’une bonne organisation et d’une hiérarchisation des tâches. De nos jours, il existe de nombreuses méthodes et outils qui peuvent vous aider à le faire. L’une des plus connues est la méthode Kanban. Aujourd’hui, nous allons vous expliquer ce qu’est la méthode Kanban et ses avantages dans la planification du travail.

Qu’est-ce que la méthode Kanban ?

La méthode Kanban est un système qui permet une gestion de projet beaucoup plus claire et visuelle grâce à des cartes, améliorant ainsi le flux des projets.

Cette méthode consiste à diviser les projets en phases délimitées, qui sont représentées par des colonnes, où sont assignées les différentes tâches, qui sont représentées par des cartes.

Par exemple, nous pourrions appeler les colonnes comme suit : Backlog, En cours de traitement, en attente d’un retour d’information, en pause/bloqué, terminé.

Et à l’intérieur de ceux-ci se trouveraient les différentes tâches, qui pourraient être, par exemple si nous réalisons une étude, les suivantes : réaliser une enquête, analyser les données, faire les graphiques, faire une présentation et un communiqué de presse et diffuser les résultats dans les médias.

Le processus Kanban permet de gérer de manière générale les tâches au fur et à mesure de leur réalisation, en les faisant passer d’un état à un autre. Ce type de gestion des tâches rend le processus beaucoup plus efficace en étant plus organisé, en fournissant une plus grande clarté sur les tâches et leur statut dans le processus, sur les personnes responsables de chaque tâche et sur les échéances.

Avantages du système Kanban

Les principaux avantages sont une meilleure planification du travail, une agilité et une efficacité accrues dans la gestion et la réalisation des tâches. Mais l’application d’un système Kanban en comporte bien d’autres.

Il évite que les tâches soient retardées ou même oubliées, et facilite leur suivi. La méthode Kanban offre une vision globale de l’ensemble du processus, des tâches qui vous correspondent et de la date de livraison.

Il assure une meilleure qualité et un meilleur flux du processus en forçant l’achèvement d’une tâche avant que la tâche suivante puisse être lancée, en les déplaçant vers le haut et vers le bas du processus.

Il augmente les performances de l’équipe car elle sait beaucoup plus clairement quelles sont les tâches qui lui correspondent à tout moment, sans dépendre de nouvelles indications, et la priorité de chacune d’elles en fonction de la date de livraison.

Il évite la saturation en voyant la charge de travail et le nombre de tâches à chaque étape de chaque projet.

Conformément aux points précédents, cela réduit le stress des travailleurs, car cela les aide à être clairs sur leurs tâches et leurs priorités. En outre, leur charge de travail est visible pour leurs managers et leur évite d’être saturés par d’autres tâches moins importantes.

Elle améliore la communication et la transparence, car toutes les personnes concernées ont une visibilité totale des tâches en cours, des responsables et de celles qui sont déjà réalisées.

Il augmente la productivité, car vous savez très clairement ce que vous avez à faire à tout moment, et quelle est votre priorité pour respecter les délais.

Il permet d’avoir une estimation plus réaliste du temps d’achèvement du projet car il est divisé en tâches et en différentes phases.

Et le meilleur de tous… C’est un système très simple et facile à mettre en œuvre !

Comment mettre en œuvre le système Kanban ?

La mise en place du système Kanban est très facile si tous les membres de l’équipe en comprennent la dynamique. Pour ce faire, il suffit de mettre en place les processus suivants :

Établissez les phases : Comme mentionné ci-dessus, les tâches passeront par différentes étapes en fonction de leur évolution dans le projet. Il est important d’établir des étapes délimitées qui soient claires et comprises par tous les participants au projet. Cela permettra à toutes les personnes concernées de connaître à tout moment l’état d’avancement du projet et de savoir comment déplacer les tâches ou les cartes d’une colonne à l’autre.

Définir les cartes : les cartes doivent être placées dans chacune des colonnes ou phases. Pour chaque tâche, les informations suivantes apparaissent généralement : brève explication de la tâche, personne responsable, date de début de la tâche et date limite.

Leadership : l’un des objectifs de la méthode Kanban est que chacun sache clairement ce qui doit être fait et quand, et qu’il assume la responsabilité et le leadership de la tâche à chaque phase, en veillant à ce qu’elle soit réalisée.

Révision et amélioration : Comme toute méthode, révisez-la et améliorez-la en fonction de ce qui fonctionne le mieux pour votre équipe, peut-être en ajoutant des phases supplémentaires, peut-être en les organisant d’une manière différente ?

Outils qui suivent le système Kanban

Il existe de nombreux outils basés sur la méthode Kanban et offrant les mêmes avantages en matière de planification du travail, parmi lesquels nous recommandons les suivants :

Tableau et post-its : une option très simple et peu coûteuse. Placez un tableau ou un tableau blanc dans un endroit visible pour toute l’équipe. Dessinez les différentes colonnes représentant les différentes phases d’un projet, et utilisez des post-it pour ajouter les tâches et les déplacer sur le tableau ou le tableau blanc au fur et à mesure de leur développement.

Jira : Jira est un outil de planification et de gestion de projets et de suivi des erreurs et des incidents. Il existe une version gratuite pour un maximum de 10 utilisateurs.

Trello : De même, grâce aux cartes, aux listes et aux tableaux, Trello permet aux équipes d’organiser et de hiérarchiser leurs projets de manière simple et flexible. Il existe une version gratuite qui permet de gérer jusqu’à 10 tableaux par équipe.

Nous espérons que vous avez été assez curieux pour appliquer ce système dans votre travail maintenant que vous en savez plus sur la méthode Kanban et ses avantages dans la planification du travail. Nous vous assurons qu’une fois la dynamique assimilée, elle augmentera votre efficacité et votre productivité ainsi que celles de votre équipe.

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