Les tâches à effectuer en entreprise ont souvent tendance à s’enchaîner, ce qui peut nuire à la productivité et à l’efficacité. Pour réduire les conséquences d’un tel état de fait, voici quelques conseils qui pourront aider votre organisation.

Travailler selon les priorités

Il est important de travailler selon les priorités afin de déterminer ce qui est le plus important pour votre entreprise. Cela permettra de maintenir l’efficacité et la productivité à un niveau optimal.

Organiser ses tâches en équipes

Organiser les tâches en équipes permet de réduire la quantité de travail requise, ce qui augmente la productivité. Les collaborateurs ont ainsi une meilleure compréhension des tâches à accomplir et une meilleure coordination entre eux.

Optimiser son implantation informatique

L’installation d’un système informatique moderne permet de faciliter la coordination et la productivité dans l’entreprise. Il est donc important de choisir le bon système et d’en faire profiter tout le monde.

Optimiser ses outils de travail

Il est important de choisir les meilleurs outils possibles pour réduire la casse et améliorer la productivité. Ces derniers peuvent inclure des ordinateurs modernes, une bonne gestion de l’information et des outils de communication efficaces.

Prioriser les tâches : en quoi cela consiste et pourquoi est-ce important ?

Le but de la priorité est de faire le tri entre les tâches et d’éviter de travailler sur des choses inutiles. Au quotidien, on s’en rend compte forcément quand on a beaucoup à faire et qu’on ne parvient pas à rattraper le temps perdu. Pourquoi est-ce important ? Parce qu’on économise notre énergie et notre temps.

Mieux utiliser son temps

Optimiser au mieux son temps permet de gagner en qualité et en quantité de travail accompli, et de pouvoir l’utiliser à d’autres fins. Vous trouverez différentes astuces dans cet article pour être plus efficace.

Le temps est une ressource précieuse. Si on la consacre à des activités qui nous aident à gagner en productivité, on augmente notre chance de réussir. Voici quelques conseils pour mieux utiliser son temps :

  • Réfléchissez aux choses qui te semblent vraiment importants. Les distractions et les petites choses ne valent pas le prix d’une réussite économique.
  • Assurez-vous de respecter ton rythme personnel. Ne vous forcez pas à accomplir des tâches qui ne te correspondent pas. Ce sera plus difficile, mais aussi plus productif.
  • Évaluez chaque activité à sa juste valeur. Une heure passée sur Internet ne vaut pas une heure passée en travail physique. Dans certains cas, il est préférable de se concentrer sur les activités qui vous rapporte le plus.

En finir avec la procrastination et réduire son stress

Si vous souhaitez en finir avec la procrastination et réduire votre stress, voici quelques conseils.

  • Commencez par identifier les raisons qui vous font procrastiner.

Si vous ne savez pas pourquoi vous procrastinez, cela va être beaucoup plus difficile de trouver une solution. Pour déterminer les raisons qui font que vous répugnez à commencer une tâche, essayez de mettre en perspective votre évolution personnelle et votre situation actuelle.

Si vous avez toujours été plutôt efficace et si la situation actuelle ne change pas significativement, c’est probablement une question d’habitude ou de routine qui gêne votre train de pensée.

  • Découvrez des moyens de libérer votre esprit pour commencer la tâche.

Pour commencer à libérer votre esprit et à passer à l’action, essayez de prendre le temps d’une pause chaque jour pour réfléchir calmement aux projets en cours et aux objectifs que vous voulez atteindre. Il est aussi important de trouver des moments où vous pouvez vous concentrer sur la tâche à accomplir sans être confronté à d’autres problèmes. Pour cela, il est souvent préférable de commencer par les petits riens avant de passer à des tâches plus importantes.

  • Organisez-vous et contrôlez votre temps.

Si vous ne pouvez pas contrôler votre propre temps, essayez de le organiser au maximum afin de limiter les perturbations extérieures. Vous pouvez également prendre des notes pour savoir à quel moment et comment terminer une tâche en cours.

Si les choses continuent de se compliquer, consultez un professionnel qui pourra vous aider à définir une stratégie efficace pour réduire votre stress et votre procrastination.

Mieux gérer les imprévus de dernière minute

Savoir gérer les imprévus est crucial car ils peuvent influencer votre rendement, la qualité du travail ou encore votre image. Voici quelques conseils pour mieux gérer ces moments importants :

  • Préparez-vous mentalement : faites le point sur ce qui se passe, déterminez les priorités et identifiez les éléments à prendre en compte.
  • Inscrivez-vous à une newsletter ou abonnez-vous à un flux RSS pour être informé des nouvelles publications et des réglages à effectuer.
  • Faites des essais avant de prendre une décision : utilisez votre imagination pour réfléchir aux conséquences possibles de vos choix et essayez de voir les choses sous toutes les coutures.
  • Décrivez votre scénario : élaborez une histoire à partir des éléments que vous avez identifiés. Cela vous permettra de visualiser les différentes étapes et de prendre une décision plus rationnelle.
  • Inscrivez-vous à des groupes de discussion pour avoir des avis supplémentaires. Ces réponses à des questions complexes vous aideront à prendre une décision plus rapide et efficace.

5 actions à appliquer pour une priorisation efficace

La prioritisation est un processus complexe qui requiert de l’analyse et de l’expertise. S’il est bien appliqué, cette approche permettrait de faire des choix éclairés en fonction des objectifs fixés. Voici 5 actions à adopter pour améliorer votre prioritisation :

  1. Prendre le temps de réfléchir à la manière dont vous souhaitez atteindre vos objectifs.
  2. Évaluer les risques et les avantages d’un projet afin de déterminer son potentiel d’impact positif ou négatif sur vos objectifs.
  3. Réaliser une étude comparative afin de comparer les différentes options possibles en termes d’efficacité, de coût ou de durabilité.
  4. Établir un plan d’action qui détaille les tâches à accomplir et les dates à réaliser ceux-ci.

Faire une liste des tâches à effectuer

  • Rédiger une liste de tâches à accomplir pour améliorer votre efficacité
  • Commencer par réfléchir à ce que vous voulez réaliser et ensuite établir une liste de tâches à accomplir pour y parvenir
  • Faire le tri dans cette liste en choisissant les plus importants
  • Construire une routine qui vous permettra de mener à bien ces tâches sans interruption
  • Pratiquer régulièrement cette routine pour conserver les fruits de votre travail

Prioriser les taches en fonction de leur urgence et de leur importance

Il est important de faire des choix judicieux en priorité afin d’agir efficacement et de réduire le temps nécessaire à la réalisation de taches. Voici quelques stratégies pour prioriser les taches selon leur urgence et leurs conséquences :

  • Réfléchir aux taches les plus urgentes : Celles qui ont un impact immédiat sur la vie des gens doivent être traitées rapidement. Elles peuvent être considérées comme étant plus importantes que les taches qui n’ont pas d’impact immédiat.
  • Etablir un plan d’action : Faire une liste d’étapes détaillée en fonction du travail à accomplir pour chaque tache et décider l’ordre dans lequel elles doivent être réalisés.
  • Prendre en compte les risques : Les taches qui impliquent des risques importants doivent être traitées avec plus de précautions que les taches qui ne le font pas.
  • Evaluer les impacts : Évaluer l’impact des taches sur la société, les personnes, le milieu et les ressources naturelles est essentiel pour déterminer si elles doivent être traitées avec attention.

Définir des objectifs clairs avec la méthode SMART

Définir des objectifs clairs est essentiel pour éviter les ratés et améliorer la performance. La méthode SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound) est une approche qui permet de définir des objectifs différents selon lesquels l’organisation se veut faite. Ces quatre critères permettent d’avoir une idée précise de ce que l’on veut atteindre et de mesurer le résultat afin de déterminer si on est sur la bonne voie.

Évaluer les ressources à sa disposition

Si vous avez un nombre limité de tâches à accomplir, il est important de les classer par ordre de priorité afin de tirer le meilleur parti de votre temps. Voici quelques conseils pour évaluer vos ressources et en faire le meilleur usage :

  • Évaluer vos capacités physiques et mentales

La première chose à faire est de examiner votre capacité physique et mentale afin de déterminer les taches qui vous demandent le plus de force ou d’effort. Les tâches qui requièrent une grande endurance, par exemple, doivent être évaluées avant les tâches qui nécessitent une grande intelligence ou une bonne mémoire.

  • Évaluer la difficulté des tâches

Il est ensuite important de déterminer la difficulté des tâches à accomplir. Si les tâches sont faciles à réaliser, elles ne représenteront pas un problème majeur. Sinon, les efforts fournis pour y arriver pourraient être disproportionnés. Par ailleurs, certaines tâches peuvent être plus difficiles que d’autres si elles impliquent des compétences particulières ou un savoir-faire inhabituel.

  • Évaluer les délais requis pour réaliser les taches

Enfin, il est important de prendre en considération les délais requis pour réaliser les tâches. Si elles ne peuvent pas être accomplies rapidement, elles devront être divisées en plusieurs étapes.

Dans la plupart des cas, évaluer les taches en priorité permettra de réaliser les objectifs qui sont importants pour vous, et d’utiliser le temps le moins possible pour les tâches secondaires.

Être réaliste pour prioriser les taches

Il est important d’être réaliste quant aux tâches que vous devez effectuer. En effet, si la tâche demande trop de temps par rapport à une deadline, il faut être réaliste et faire remonter l’information à votre supérieur. Celui-ci pourra vous aider à respecter votre deadline en vous procurant de l’aide, ou en mettant une autre personne sur le projet.

3 méthodes pour prioriser les tâches par ordre d’urgence et d’importance

Pour s’aider, on peut aussi utiliser l’une de ces 3 méthodes qui ont fait leur preuve en matière de gestion des priorités et/ou de l’impact de chaque tâche dans un projet en mode agile.

La matrice d’Eisenhower

Il s’agit d’une représentation graphique, sous la forme d’un quadrant à deux axes, des différents niveaux d’importance et d’urgence d’une tâche spécifique. Il s’agit d’un classement quotidien des questions à exécuter. Ils sont répartis en quatre blocs qui expliquent différents degrés de priorité. Ainsi, en un coup d’œil, vous pouvez voir ce qui est sur la table et ce à quoi vous devez prêter attention en premier.

La méthode MoSCoW

La méthode MoSCoW est une technique inventée par Dai Clegg pour déterminer les priorités au sein de projets soumis à des contraintes de temps. Si vous êtes adepte de la méthodologie Agile, vous connaissez déjà ce terme. Si ce n’est pas le cas, ce que vous devez savoir, c’est que le MoSCoW est une technique qui donne plus de valeur – et de priorité – aux caractéristiques du futur produit qui ont une plus grande valeur commerciale.

Cela signifie que les fonctionnalités du logiciel, ou du site web, identifiées comme ayant le plus de valeur ont plus de chances d’être mises en œuvre.

La matrice de Stephen Covey

Vous avez besoin d’un outil pour améliorer votre productivité ? Avec la matrice Covey, il est possible d’organiser les tâches les plus importantes et celles qui doivent être traitées immédiatement, en laissant au second plan celles qui ne sont pas si urgentes.

La planification est un gage d’efficacité au travail. Plusieurs études affirment que l’organisation des tâches en fonction de leur importance et de leur durée nous permet de réaliser notre travail de manière efficace et satisfaisante. Stephen Covey a écrit le best-seller « The Seven Habits of Highly Effective People », dans lequel il a classé les tâches en 4 domaines basés sur les principes d’urgence et d’importance.

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