Comment gérer ses notes de frais dans une entreprise ?

Clément
 - 
29 juillet 2022
gestion des notes de frais

Les notes de frais constituent un élément clé dans la stratégie commerciale d’une entreprise. Elles permettent de déterminer les coûts et les marges du travail effectué, ainsi que les revenus et les dépenses en capital. À la lumière des changements récents sur le marché du travail, il est important de bien gérer ses notes de frais afin de maximiser ses profits.

Comment organiser ses notes de frais dans une entreprise ?

Organiser ses notes de frais est une tâche difficile qui requiert de l’organisation et de la précision. Voici quelques conseils pour mieux gérer ses frais :

1. Réfléchissez à votre stratégie : choisissez les services qui vous intéressent et cherchez à en savoir plus sur eux, par exemple la solution I paid that ;

2. Construisez un système élaboré et régulier d’acompte : établissez des règles détaillées quant aux montants à verser et quant aux paiements mensuels (Faites découverte de l'automatisation de la gestion de la paie pour les PME) ;

3. Assurez-vous que les services que vous utilisez correspondent à vos besoins : comparez les prix avant de faire appel à un prestataire ;

4. Faites des simulations : envisagez les cas où certaines situations se produiraient, afin de pouvoir planifier votre budget avec une grande précision.

Lisez aussi notre guide sur l'auto-liquidation de la TVA en 4 points.

Les différents types de notes de frais

 

Notes de frais - Tickets à conserver

Il est important de les gérer avec précaution, car elles peuvent représenter un coût élevé pour l'entreprise. Voici quelques conseils pour les gérer efficacement.

Les notes de frais peuvent être classées en trois groupes: les notes de frais générales, les notes de frais administratives et les notes de frais liés aux activités commerciales.

On constate principalement trois postes de dépenses dans les notes de frais :

Les notes de frais de bouche

Elle concerne toute personne salariée de l'entreprise, qui en mission extérieure, doit manger au restaurant. Elle concerne essentiellement les restaurateurs, et notamment ceux qui sont employés par l'entreprise elle-même.

Ces derniers bénéficient d'un régime indemnitaire spécifique, qui leur permet de demander à être remboursés pour les dépenses engagées à l'occasion du repas. Les frais de bouche peuvent également être alloués aux collaborateurs en temps partiel ou à toute personne ayant la qualité de travail d'un salarié.

L'ensemble des dépenses engagées pour le repas (en termes de prix et de quantité) est prise en compte pour déterminer le montant maximal que les salariés peuvent demander à être remboursés.

Les notes de frais kilométriques

Les frais kilométriques correspondent aux frais de transport liés au calcul des distances. Ils sont établis en fonction des régions et des pays, et donnent une indication approximative du coût d'un trajet à travers une région ou un pays. Les frais kilométriques peuvent varier considérablement selon le type de route emprunté et les caractéristiques du véhicule utilisé.

Les frais kilométriques pour un trajet entre deux endroits différents peuvent être très éloignés les uns des autres, notamment en raison du coût du pétrole et de la main-d'œuvre.

Les frais kilométriques sont calculés sur la base de la distance et du type de trajet effectué. Les tarifs varient selon les régions et les pays, et peuvent être déterminés à l'avance ou à la rencontre du client.

Le remboursement des notes de frais kilométriques est, notamment pour les commerciaux, étroitement lié aux tarifs appliqués et à la distance empruntée.

Les notes de frais liées à l'hébergement

Ces frais comprennent notamment les dépenses afférentes à la location d'un appartement (eau, électricité, gaz, Internet...), les frais de transport et les taxes.

Autre article intéressant : Logiciel BDESE

La dématérialisation des notes de frais

Frais de dématérialisation des notes de frais: comment les gérer?

Si vous décidez de dématérialiser vos notes de frais, il est important d’en prendre la mesure et de les gérer adéquatement. Voici quelques conseils pour faciliter votre tâche.

Dans une entreprise, les notes de frais représentent souvent une part importante du budget. Si vous décidez de les dématérialiser, cela signifie que vous allez réduire l’agenda papier et l’espace occupés par ces documents. Cependant, ce n’est pas si simple ! Il faut éviter de perdre les données essentielles concernant chaque cas. Voici quelques conseils pour mener à bien votre dématérialisation :

- Choisissez une solution qui vous convienne et qui soit facile à étendre. Deux solutions possibles sont les outils de gestion électronique (GEM) ou les systèmes de notes en ligne. Ces derniers permettent de conserver les données sur un poste central, qui est facile à consulter et à améliorer.

- Faites des copies des données essentielles des notes de frais. Si vous décidez d’utiliser un GEM, une fois que vous aurez créé votre base de données, faites une copie des informations essentielles sur un disque dur ou sur un serveur. Cela vous facilitera la tâche si votre GEM tombe en panne ou si vous voulez les récupérer à tout moment.

- Assurez-vous que les informations relatives aux notes de frais soient toujours conservées dans une zone sûre et accessible. Utilisez une solution de backup pour protéger ces documents jusqu’à ce qu’ils soient dématérialisés.

- Tenez une liste des données qui ont été dématérialisées et des informations relatives à chaque cas. Ceci vous aidera à découvrir ou à retrouver facilement les données concernant une note de frais particulière.

Pour être plus professionnel, suivez les procédures sur comment améliorer la qualité de vos discussions en entreprise.

Conclusion

Les notes de frais représentent une charge importante pour les entreprises. Les employés doivent éviter de faire des dépenses inutiles et examiner leurs habitudes financières afin de gérer correctement leurs notes de frais. En cas de besoin, recherchez un avocat fiscaliste pour entreprise. Ces quelques conseils vous aideront à gérer votre note de frais dans une entreprise en toute efficacité.

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