Dans un univers où tout se digitalise, les entreprises ont de plus en plus du mal à gérer les achats. Heureusement, elles peuvent avoir recours à plusieurs options, dont le source to pay (S2P). Faisant penser au processus de facturation et de paiement final, cette méthode s’est démocratisée grâce à l’expansion des plateformes dans le cloud. Qu’est-ce que le Source to Pay ? Dans la suite, on vous en dit plus sur ce processus de sourcing et d’approvisionnement.
Le Source to Pay est une approche qui prend en compte la gestion des achats dans sa globalité. Contrairement au Procure-to-Pay, qui se concentre exclusivement sur les étapes après la sélection du fournisseur, c'est un processus complet. En effet, ce processus de sourcing et d’approvisionnement couvre tout le cycle d’achat d’une entreprise. Il est donc possible d’utiliser cette méthode de la recherche de fournisseurs au paiement final des biens ou des services.
Pour gérer facilement les achats au sein de votre entreprise, vous pouvez donc avoir recours au processus S2P. Ce processus peut être mis en place manuellement, via des plateformes ou à l’aide d’un logiciel S2P qui offre une digitalisation partielle ou totale des actions.
Il existe sur le marché un grand nombre de logiciels S2P. Ils sont réputés pour offrir diverses fonctionnalités pour combler les attentes spécifiques de toutes les entreprises. Bien qu’il soit plus complet que le Logiciel Procure to pay (S2P), le logiciel Source to Pay repose essentiellement sur plusieurs éléments, dont le big data et les réseaux digitaux.*
Le S2P est un processus qui mène à la gestion des achats en ligne. Il fonctionne en plusieurs étapes. Le premier est l’évaluation des besoins. Il faut que l’entreprise identifie ses besoins en biens ou services. Une fois que cela est fait, elle peut passer au sourcing.
Cette étape clé du Source to Pay permet de standardiser les processus et d’utiliser les ressources disponibles avec intelligence. De plus, la stratégie de sourcing permet aux entreprises de suivre l’exécution du contrat et d’entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs. Elle est souvent réalisée avec un logiciel source to pay qui permet d’analyser plusieurs données, dont les dépenses de l’entreprise, les différentes tendances du marché et autres.
À l’issue de cette étape, l’entreprise invite les fournisseurs, qui correspondent aux critères émis en interne, à répondre à son appel d’offres. Ceux-ci sont tenus d’apporter toutes les garanties d’une prestation de qualité. Ils doivent proposer des tarifs raisonnés, et ce, dans une logique d’optimisation du coût. De même, les fournisseurs doivent contribuer à l’optimisation de la valeur de l’entreprise en lui offrant des produits et services de qualité. Ils sont aussi tenus d’offrir des conditions satisfaisantes en matière de gestion, de finances et autres.
L’étape suivante du Source to pay est la négociation et la contractualisation. À ce niveau, l’entreprise négocie les prix et les conditions avec les fournisseurs choisis. Une fois que les parties parviennent à trouver un accord, elles passent à la conclusion du contrat. Par la suite, l’entreprise peut passer ses commandes et suivre la livraison des produits ou services via un logiciel S2P. Le processus de Source to Pay s’achève par le traitement des factures et par le paiement des fournisseurs.
Le S2P présente d’innombrables avantages pour les entreprises. Il leur permet d’améliorer l’efficacité des achats. En effet, grâce à un logiciel source to pay ou via une plateforme dédiée, vous pouvez rationaliser le processus d’achat et réduire le temps ainsi que les coûts associés. De même, ce processus permet de mieux gérer les risques liés aux fournisseurs.
Le Source to Pay contribue également à l’optimisation des coûts. Avec lui, vous pouvez négocier de meilleurs prix et obtenir des conditions d’achat plus avantageuses. Enfin, il permet de suivre les dépenses à la loupe et de mieux gérer la trésorerie.
Clément Dauchy , expert en financements structurés et analyste d'affaires, rejoint l'équipe de Scoplepave.org pour partager ses connaissances approfondies en finances personnelles et entrepreneuriat. Fort d'une expérience significative au Crédit Agricole Nord de France et chez BNP Paribas, Clément apporte un éclairage expert sur la gestion financière et le développement d'entreprise. Passionné par l'ingénierie financière et la stratégie d'investissement, il s'engage à fournir des conseils pratiques et des stratégies innovantes pour aider nos lecteurs à naviguer dans le monde des affaires et à optimiser leur santé financière.